L'utilisation des logiciels peut parfois s’avérer chronophage, notamment lorsqu'il s'agit des logiciels Microsoft Word, Excel ou PowerPoint. En effet, le développement sécurisé de logiciels, eux-mêmes soumis à des mises à jour régulières, nécessite une certaine rigueur et une application systématique de certaines procédures principales. Toutefois, certaines erreurs, dont l’impact peut aller du simple retard lors de l’utilisation de logiciel à une perte totale d'informations, peuvent être commises par le plus expérimenté des utilisateurs.
Incompatibilité des fichiers
Lors de l’utilisation de Microsoft Word, l’incompatibilité des fichiers est une source importante d’erreurs. Vouloir consulter un fichier, l’imprimer ou le modifier, et se rendre compte que le logiciel n’est pas compétant pour le lire est une source de frustration et de perte de temps considérable. Dans un premier temps, veillez à toujours enregistrer vos fichiers dans un format compatible avec Word, ou précisez votre documents en en désignant la version (par exemple, “fichier_word_version_08”). De même, lorsque vous envoyez un fichier par mail à un autre utilisateur, veillez à ce que celui-ci en soit capable de le consulter. Vous serez ainsi sûr d'obtenir un franc succès et économiserez une part importante du temps passé à envoyer et à retranscrire le contenu du fichier Word.
Non mise à jour du logiciel
Une autre source d'erreurs courantes lors de l'utilisation de Microsoft Word est la mise à jour du logiciel. En effet, ce dernier est soumis à des mises à jour régulières, complétées par des mises à jour de sécurité et de fonctionnalités. Il s’avère important de veiller à ce que ces mises à jour soient effectuées régulièrement, afin de ne pas manquer de corrections ou de fonctionnalités essentielles. Cette mise à jour se fait rapidement et simplement sur le site officiel de Microsoft Word et procure un confort et une sécurité incomparables. N’attendez pas pour bénéficier des nouvelles fonctionnalités de la dernière version de Word ! Alors que l’utilisation de Microsoft Word se révèle être très pratique et efficace, elle peut s’avérer chronophage et source de frustration lorsqu’il s’agit de gagner du temps. Pour cette raison, de nombreuses erreurs, dont l’impact peut aller du simple retard lors de l’utilisation de logiciel de montage vidéo à une perte totale d'informations, se traduisant aussi par des ralentissements et une perte de temps importante. En suivant les bonnes pratiques décrites dans cet article, vous serez en mesure d’éviter les erreurs courantes et d’effectuer correctement et sans tracas vos travaux sur Microsoft Word !
Utilisation des outils à mauvais escient
Word est un logiciel dont la gamme d’utilisation est très large, avec des options et des outils détaillés. Cependant, veuillez ne pas abuser de ces options, notamment lors de la mise en page. Des mises en page trop sophistiquées risquent d’entacher la lisibilité du texte et de disperser l’attention du lecteur. De même, n’utilisez pas trop de polices de caractères et ne vous précipitez pas pour teindre les textes. Au lieu de ravaler l’esthétique de votre document, concentrez-vous sur son contenu. Les principales fonctionnalités de Word suffiront à la mise en page du document !
Ne pas vérifier le bon fonctionnement des liens
Lorsque vous rédigez un document Word et que vous ajoutez des liens, veillez à ce que ceux-ci appellent bien à la bonne destination. En effet, il est courant de vouloir faire référence à un site ou même à un autre document Word et de se tromper dans la re-saisie de l’adresse. Assurez-vous donc que ces liens fonctionnent correctement avant l’envoi du document, afin que les utilisateurs des fichiers ne soient pas perdus !
Copier des images de façon illégale
Aujourd’hui, il est facile de copier des images d’Internet et de leur attribuer leur propre contenu. Cependant, faites attention à la source des images et veillez à ce que leurs « droits d’auteurs » ne soient pas violés. Les images peuvent être envoyées sans être rémunérées, mais n’utilisez donc que les images provenant de sources autorisées. Ainsi, vous protégez le travail de l’auteur et sauvegardez votre propre travail !
Ne pas sauvegarder régulièrement le document
Perdre le travail qu’on a effectué est toujours frustrant et consomme beaucoup de temps. Pour éviter ce genre de problèmes, veillez toujours à sauvegarder régulièrement le document. De tels moments et heures perdus sont involontaires, mais peuvent facilement être évités par une simple sauvegarde régulière et systématique ! Enfin, il est conseillé de garder des versions antérieures pour conserver une trace de son travail et penser à le supprimer lorsque vous réutiliserez du contenu.