La visioconférence est devenue de plus en plus populaire ces dernières années, en particulier dans les entreprises qui cherchent à améliorer leur communication digitale et à utiliser un CRM. Ce type de téléconférence à plusieurs est particulièrement utile, car il prend en charge plusieurs participants à la fois et permet aux intervenants de partager également des écrans et documents. Mais même si la visioconférence est très pratique, il y a certaines erreurs qu'il est important de connaître et à éviter, afin de maximiser le potentiel de votre séance.
Objectifs de la visioconférence
En termes simples, la visioconférence offre le moyen le plus pratique et le plus pratique de communiquer à distance entre plusieurs personnes, en leur permettant de partager des documents et des informations. Son avantage est qu'il permet aux participants de commenter et de modifier les informations communiquées en temps réel, ce qui permet une prise de décision plus rapide et plus efficace.
Comprendre ce que la visioconférence peut offrir aux entreprises
Les avantages que la visioconférence offre aux entreprises sont nombreux et variés. De nombreux managers trouvent que la visioconférence est un moyen pratique et économique de réunir leurs employés à distance, sans avoir à organiser des voyages coûteux. De plus, leurs employés peuvent prendre part à des réunions en temps réel, quels que soient leur âge et leur position géographique. Ce qui est particulièrement utile dans le cas des commerciaux et des cadres qui sont souvent en déplacement. En outre, la visioconférence peut également aider les entreprises à collaborer plus efficacement et à rapprocher leurs fournisseurs et clients.
Comment se préparer à une séance de visioconférence
Avant de lancer une séance de visioconférence, il est important de se préparer adéquatement et de bien comprendre le logiciel et le matériel nécessaires. Pour améliorer la communication digitale en entreprise, il convient également de préparer à l'avance tous les documents et les informations que les participants ont besoin pour la séance. En outre, vous pouvez également formuler un agenda précis et explicite des sujets et des points à aborder dans la réunion. Enfin, assurez-vous de configurer correctement le matériel et le logiciel de visioconférence avant de commencer.
Erreurs à éviter avant une séance de visioconférence
Ne pas préparer le matériel et / ou la connexion en amont
La préparation adéquate est le pilier de toute session de visioconférence réussie. Avant de commencer, il est important de vous assurer que votre matériel, votre logiciel et votre connexion Internet sont en bon état de fonctionnement. Vérifiez également que tous vos participants ont téléchargé et installé le logiciel ainsi que tous les documents et fichiers partagés, et qu'ils peuvent se connecter au réseau de manière satisfaisante. Ne pas préparer le matériel et / ou la connexion en amont peut entraîner une image de mauvaise qualité, une connexion lente ou des erreurs techniques qui impactent négativement la séance.
Ne pas être transparent avec les participants
Avant chaque session de visioconférence, il est impératif de préciser le sujet de la réunion et le rôle de chaque participant aux membres de la session. Cela vous aidera à établir clairement vos objectifs et à guider la conversation. Assurez-vous également que vous avez préparé l'agenda et que vous l'avez partagé avec chaque participant. En outre, il est important de maintenir une communication régulière avec les participants et de les garder impliqués pendant la séance.
Ne pas vérifier les paramètres audio / vidéo avant la séance
Votre session de visioconférence peut être entravée par des effets audio et vidéo médiocres. Un micro de mauvaise qualité peut entraîner un bruit ennuyeux et des images de mauvaise qualité peuvent rendre difficile la compréhension des présentations ou des documents partagés. Assurez-vous donc que vous avez vérifié les paramètres audio et vidéo avant la séance afin d'obtenir la meilleure qualité de communication.
Erreurs à éviter pendant la séance de visioconférence
Parler en même temps que les autres participants
Durant toute session de visioconférence, les participants doivent avoir à l'esprit qu'il est important de parler l'un après l'autre. Au cours des conversations, il est communément admis qu'un seul participant parle à la fois et a le droit à la parole. Ainsi, les autres ne parlent pas en même temps et peuvent comprendre ce que le dominant dit. C'est pourquoi il est important de s'assurer que chacun a le temps de parler.
Utiliser un mauvais matériel
Il est toujours important d'investir dans le bon matériel pour votre séance de visioconférence. Si vous utilisez un matériel qui n'est pas adapté à l'utilisation que vous en faites, cela peut entraîner des problèmes de qualité audio et vidéo qui nuiront à la qualité et à la performance de la séance. Il est donc conseillé de choisir le meilleur matériel disponible et de faire des tests préalables pour vous assurer que tous les participants peuvent bien communiquer et partager des documents.
Ne pas respecter le planning
Respecter le planning est essentiel pour que chaque séance de visioconférence se déroule sans obstacles. Établir un temps précis pour chaque sujet à aborder peut aider à maximiser le temps de parole de chaque membre et à éviter toute forme de distorsion. Cela peut également s'appliquer lorsque plusieurs réunions sont organisées, car il est important de s'assurer que chaque participant est présent et préparé à temps.
Ne pas garder le contrôle de la séance
Un manque de contrôle peut entraîner une attention fugitive au cours d'une session de visioconférence. Les personnes sont sujettes à la distraction et peuvent vite se laisser distraire par des bruits extérieurs ou leurs propres pensées. Face à cela, le chef de la séance doit s'efforcer de maintenir le focus et de garder le contrôle de la séance en rappelant régulièrement les objectifs et l'agenda à tous les participants.
Erreurs à éviter après une séance de visioconférence
Ne pas respecter les consignes de sécurité
Après chaque session de visioconférence, il est important de se rappeler de bien refermer la séance et de mettre en place les procédures de sécurité. Assurez-vous que tous les participants ont été informés des consignes de confidentialité et qu'ils ont compris qu'ils doivent tous, par exemple, cesser l'utilisation des informations confidentielles et qu'ils ne sont pas autorisés à les transmettre aux autres. C'est la meilleure façon de s'assurer que tous les participants comprennent le degré de sécurité et de confidentialité qui s'applique à chaque session.
Ne pas remonter les commentaires des participants
L'organisation d'un commentaire post-réunion est importante pour rétablir avec précision les coordinateurs et les exigences de l'entreprise. Ce processus est un excellent moyen de documenter les opinions et les perspectives des participants sur la séance et de vous aider à déterminer si la séance a bien répondu à ses objectifs. Il est donc important de prendre le temps de collecter des commentaires et de les remonter pour évaluer la réunion et adopter les mesures nécessaires.
Ne pas mettre à jour les documents partagés
La mise à jour des documents partagés est un autre aspect important après chaque séance de visioconférence. Les documents et informations partagés doivent être mis à jour et adaptés à chaque séance, au cas où les participants auraient des commentaires et des suggestions. Il est également important de s'assurer que tous les documents sont correctement organisés et accessibles aux membres de la session.
Mesures à adopter pour effectuer des séances de visioconférence efficaces et sûres
Réaliser des tests préalables avec les participants
Avant chaque session de visioconférence, il est fortement recommandé de réaliser des tests préalables avec les participants afin de s'assurer que leur matériel, leur logiciel et leur connexion sont bons. De cette façon, tout problème peut être rapidement résolu à l'avance et à l'écart des yeux des participants. Réaliser des tests préalables avec les participants est une pratique importante pour assurer le bon déroulement d'une session de visioconférence.
Établir un protocole d'utilisation avant chaque réunion
Avant de tenir une réunion en ligne, il est important d'établir un protocole d'utilisation pour les participants. Ce protocole doit inclure des instructions sur la façon de se connecter à la réunion en ligne, comment utiliser les fonctionnalités de la plateforme, et tout autre détail important. Il est important que tous les participants comprennent les instructions et les suivent pour que la réunion se déroule sans heurts.
Respecter les consignes de confidentialité et de sécurité
Lorsque vous organisez une réunion en ligne, vous devez vous assurer de respecter les consignes de confidentialité et de sécurité. Cela implique de choisir une plateforme de réunion sécurisée, de ne pas partager les informations de connexion avec des personnes non autorisées, et de ne pas enregistrer la réunion sans l'accord de tous les participants. En respectant ces consignes, vous pouvez garantir que les informations échangées lors de la réunion restent confidentielles et sécurisées.
Privilégier des outils sûrs et fiables
Il est important de choisir des outils sûrs et fiables pour organiser des réunions en ligne. Les plateformes de réunion en ligne doivent être régulièrement mises à jour pour corriger les failles de sécurité et garantir la fiabilité des services. Il est également important de choisir une plateforme adaptée à vos besoins et à ceux de vos participants. En choisissant des outils sûrs et fiables, vous pouvez organiser des réunions en ligne efficaces et sans interruption.